REGLAMENTO DEL FONDO DE CAJA MENOR

ACUERDO No. 001

MARZO 16 DE 2015

Por medio del cual se crea y define el reglamento de caja menor

El Gerente General de COOVOLQUETEROS en uso de sus atribuciones, en especial las que le confiere el artículo 74, literal a, de los estatutos vigentes, y

CONSIDERANDO

PRIMERO: que se hace necesario crear un fondo de caja menor para contribuir al cumplimiento del objeto social de la cooperativa y para satisfacer las necesidades de pagos de menor cuantía.

SEGUNDO: que es obligación de la Gerencia General velar por el normal desarrollo de las actividades de COOVOLQUETEROS.

ACUERDA:

Crear un fondo de caja menor y definir las condiciones del uso que se le dará a este fondo en COOVOLQUETEROS.

CAPITULO I

CONDICIONES GENERALES

Artículo 1: se entiende por Fondo de Caja Menor la cuantía rotatoria que se establece con el objeto de atender los pagos de menor cuantía, entendidos estos como los representados en erogaciones menores a la cantidad que se define en el artículo siguiente.

Artículo 2: se fija el monto de la Caja Menor en un millón de pesos ($1.000.000), los cuales se destinarán a atender erogaciones de menor cuantía siempre y cuando no superen los doscientos mil pesos ($200.000 M.L.)

Artículo 3: las erogaciones que se podrán atender son las siguientes, a juicio del administrador (a) del Fondo de Caja Menor y su autorizador que es el Gerente General.

a) Transportes y fletes   

b) Papelería

c) Reparaciones menores de oficina

d) Cafetería

e) Otros a juicio del administrador (a) del Fondo de Caja Menor y su autorizador

Artículo 4: para validar una erogación de Caja Menor se debe elaborar un recibo de Caja Menor, estableciendo claramente: la ciudad, fecha,  monto entregado, detalle, firma y número de documento de identidad del beneficiario del pago y, adjuntar soportes en los casos que lo a merite. Se firmará en señal de aceptación por parte del administrador del Fondo de Caja Menor y su auto-rizador (a)

CAPÍTULO II

REQUISITOS PARA REEMBOLSO

  

Artículo 5: se establece el siguiente trámite para la solicitud de reembolso del Fondo de Caja Menor:

a. Presentación por parte del administrador, de una relación de las erogaciones atendidas con los recursos del Fondo de Caja Menor, cuando se haya consumido el ochenta por ciento (80%) del monto asignado, al autorizador (a)

b. Verificación de la relación por parte del autorizador (a) del Fondo y autorización

c. Para el cierre de mes, siempre se solicitará reembolso del Fondo de Caja Menor, cualquiera sea el monto consumido, para que sus erogaciones queden causadas en el mes correspondiente al que sucedieron

CAPÍTULO III

PROHIBICIONES

Artículo 6: se prohíbe efectuar préstamos de carácter personal a los empleados, asociados, directivos o terceros a COOVOLQUETEROS con recursos de este Fondo

Artículo 7: se prohíbe cambiar cheques de carácter personal a los empleados, asociados, directivos o terceros a COOVOLQUETEROS con recursos de este Fondo

Artículo 8: cualquier anomalía presentada en el manejo de los recursos de este fondo será reconocida por el administrador (a) del Fondo de Caja Menor

CAPÍTULO IV

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 9: quedan facultados para efectuar arqueos de Caja Menor en cualquier momento, el Autorizador del Fondo, el contador y el revisor fiscal

Artículo 10: se encarga del manejo del Fondo de Caja Menor a la señorita MÓNICA PATRICIA TAMAYO ESPINAL, para lo cual se dotará de los implementos y recursos necesarios para su adecuado manejo y custodia

Artículo 11: el presente acuerdo rige a partir del 01 de marzo de 2007, mediante aprobación de la Gerencia General de COOVOLQUETEROS.

MAURICIO LEÓN LOZADA TAMAYO                CARLOS ARTURO MARTINEZ HERRERA

GERENTE GENERAL                                           ADMINISTRADOR DEL FONDO DE CAJA MENOR